De bijeenkomst start met een kennismaking. Alle casemanagers worden gevraagd om een kring te maken op basis van het aantal cases dat ze onder handen hebben. Direct blijkt dat dit varieert. Van gemiddeld 25 tot een uitschieter van 78. De plek in de kring is puur getalsmatig. De complexiteit van de cases, de ervaring van de casemanager en het aantal uren dat de casemanager werkt nu niet meegenomen. De intensiteit die gekoppeld is aan een case kan ook toenemen, zo blijkt. In de nieuwe kring gaan de casemanagers onderling in gesprek over de vraag: wat betekent jouw caseload voor jou?

Voordat de groep uit een gaat in drie groepen om door te praten over de drie thema’s wordt iedereen gevraagd om voor alle drie de thema’s op een “geeltje” te schrijven wat zij belangrijk vinden voor dat thema: wat moet er straks aan tafel worden besproken?

Opbrengst themagroepen

De drie themagroepen hebben de ideeën uitgewerkt naar een eerste opzet voor pilots. De voorstellen voor de pilots worden hieronder kort beschreven.
Bij de pilots wordt ook genoemd welke casemanagers die hebben aangegeven interesse te hebben betrokken te zijn bij de verdere invulling.
Een gemene deler in de opbrengst is dat de casemanagers aangeven dat er al veel is, maar dat veel informatie, kennis en systemen versnipperd is. De oproep is: breng dingen samen en ga vooral niet opnieuw het wiel uitvinden.
Bij de thema’s wordt daarnaast als introductie een samenvatting gegeven van de input op de “geeltjes”.

Thema Meer Samenwerken en kennis delen

Op het thema samenwerken en kennis delen staat centraal dat er te weinig uitwisseling is. “Vindt niet steeds opnieuw het wiel uit”, is de hartenkreet. Er is dan juist ook behoefte om specifieke kennis te delen, over bijvoorbeeld jong dementie, mensen met dementie en een migratieachtergrond, multi-problematiek en complexe cases.
De CMD’s zoeken willen delen, maar doen dat graag efficiënt. Kunnen we aanhaken op bestaande initiatieven? Kan bestaande scholing breder toegankelijk worden? Kunnen we een manier vinden die flexibel is en niet te veel tijd kost?

Pilot 1 – Platform CMD’s voor de drie netwerken gezamenlijk

Een centrale plek om kennis en vragen te delen: expertise, smoelenboek, sociale kaart, vacatures, aanbod, cursussen, etc. Laagdrempelig en voor alle CMD’s toegankelijk.
Ophalen wat er al is, wat daarvan goed is en daarop verder bouwen.

Pilot 2 – Kennisbijeenkomsten

Organisatie van kennis bijeenkomsten met wisselende thema’s naar onder andere het voorbeeld van de Dementie Academie / Community van Saskia Danen. Ook hier geldt: kijk wat er is en maak daar gebruik van. Er wordt al veel georganiseerd. Het moet laagdrempelig zijn, aansprekend en aanvullend en niet te veel tijd kosten. De inhoudelijke thema’s moeten komen vanuit vragen van de casemanagers.

Thema Balans in caseload

Als centraal onderwerp voor dit thema wordt het woord balans uitgelicht. Casemanagers ervaren werkdruk om zo veel mogelijk cases aan te nemen. De kwaliteit van het werk kan daaronder leiden, maar ook de gezondheid van de casemanagers. Uitval door burn-out ligt op de loer.
Balans gaat ook over urgentie en complexiteit: hoe wordt een “eerlijke” verdeling gemaakt en wat is eerlijk? Een pleidooi klinkt om de casemanager meer eigen regie te geven: wat een casemanager aan kan is niet zomaar cijfermatig te bepalen, persoonlijke factoren spelen ook een rol.
Voor een goede uitwerking op dit thema wordt de betrokkenheid van de eigen organisaties (managers) maar mogelijk ook van de zorgverzekeraars gezien: wat wordt wel en niet vergoed?

Pilot 3 – Richtlijn caseload

Het doel van deze pilot is om een beter beleidsinstrument te ontwikkelen om een evenwichtige caseload te bepalen. Het verschilt per organisatie hoe gekeken wordt naar een realistische caseload. Kan die informatie worden opgehaald en gedeeld? Welke criteria worden gebruikt en waarom? En hoe ervaren de casemanagers de cases die zij krijgen toebedeeld? Wat is een casus met een hoge of juist een lage complexiteit?
Er wordt een verbinding gezien met wachtlijst beheer. Informatie uit deze pilot kan daarvoor worden gebruikt.

Pilot 4 – Productie en declareren

De casemanagers vragen zich af welke criteria en richtlijnen er vanuit de verschillende organisaties zijn ten aanzien van declaraties. Zijn er afspraken over registraties? Hoeveel tijd wordt genoteerd voor een mailtje of een telefoontje? Hoe mag je omgaan met reistijd?
Welke balans wordt gevraagd in uren productie en andere werkzaamheden?
De casemanagers zijn op zoek naar de richtlijnen vanuit de zorgstandaard en de vertaling daarvan door de verschillende organisaties. Het streven zou zijn om op de eerste plaats inzicht te krijgen in de verschillen in werkwijze en criteria en in een tweede stap mogelijk afstemming.

Thema Wachtlijst management

Als centrale onderwerpen voor dit thema worden genoemd:
de wens voor een centraal systeem voor aanmeldingen, waarbij de aanmelding op uniforme wijze wordt gedaan;
de wens om meer inzicht te krijgen in urgentie bepaling.
Overkoepelend is het doel om de wachttijden te beperken. De casemanagers ervaren veel druk om de wachtlijsten op te lossen, maar hebben nu onvoldoende tools om dat te bewerkstelligen. Daarnaast vragen zij zich ook af of het de taak van de casemanagers moet zijn om de wachtlijst te beheren: zou die taak niet beter elders belegd kunnen worden?
De ervaring leert bovendien dat het goed bepalen van de urgentie van cases een uitdaging is. Cases die een hoge urgentie krijgen, kunnen soms een poosje overbruggen met inzet van bijvoorbeeld wijkzorg. Cases met lage urgentie kunnen door de wachttijd urgent worden. Meer juiste zorg op het juiste moment is een wens die wordt opgeschreven.

Pilot 5 – Gezamenlijk aanmeldpunt

Eenzelfde methode van aanmelden in een centraal systeem.
Binnen het systeem differentiatie naar gemeentes.
Duidelijke communicatie met huisartsen over manier van aanmelden en informatie die daarbij wordt gegeven.
Niet zelf het wiel uitvinden, maar ophalen waar een vergelijkbaar systeem al is en daarvan leren. Kansen om te starten in Nieuwegein, Mijdrecht en IJsselstein.
Noodzakelijke voorwaarde is de betrokkenheid / inzet van een beheerder(s) met kennis van zaken (zorg achtergrond) die de aanmeldingen beoordeeld, urgentie toekent en periodiek de case op de wachtlijst opnieuw beoordeeld op status.
Inspiratie kan komen uit Montfoort waar wordt gewerkt met het VIP. En ook uit Zeist vanuit het systeem van Warande.

Pilot 6 – Richtlijn urgentie

Eenduidige manier van urgentiebepaling op basis van een afgestemde wijze van aanmelden.
Daarbij ook afspraken hoe informatie over een case actueel gehouden wordt: hoe kan een wijziging of aanvullende informatie worden doorgegeven?
Er wordt op sommige plekken al zo gewerkt.
Wie heeft de deskundigheid voor de beoordeling: wat is er nodig om een goede beoordeling te kunnen maken en hoe wordt dan de beoordeling gedaan?
Er start een pilot in de Ronde Venen / Overvecht met triage vanuit een buurtteam.

Pilot 7 – Wachtverzachters

Als een afgeleide van het gesprek over wachtlijst management komt de vraag naar voren of alleen de casemanagers hiervoor aan de lat staan. Als een derde mogelijke pilot ontstaat het idee om te kijken of andere partijen betrokken kunnen worden bij cases op de wachtlijst.
Welke mogelijkheden zijn hiervoor? Wat is er voor nodig? Hoe kan de communicatie en kennisdeling worden ingericht?