Na de inloop en een netwerkmoment start Hiltjo Graafland, een van de trekkers van het maatwerktraject “Casemanagers in hun kracht”, de bijeenkomst met een welkom en een korte doorloop van het programma.

De bijeenkomst is op het Ontwikkelplein van het stadshuis in Nieuwegein. Gastheer Roel Zuidhof, directeur bestuurder van de Bibliotheek Nieuwegein heet ons welkom.
Als gastheer inspireert hij ons met het verhaal van de locatie: een bruishuis, waar organisaties en mensen samen komen en waar letterlijk en figuurlijk bruggen zijn gebouwd tussen mensen en organisaties. Iedereen is welkom op deze plek om te leren en te delen.

Astrid Homan, de tweede trekker van het maatwerktraject, neemt dan het stokje over en blikt terug op de tot nu toe afgelegde route. Deze bijeenkomst is een instaphalte. Daar waar we tot op dit moment vooral met de casemanagers onderling aan de slag zijn geweest is nu het brede netwerk uitgenodigd. Diverse andere professionals betrokken bij de zorg en ondersteuning van mensen met dementie en hun mantelzorgers zijn aanwezig. We nemen hen graag mee verder op de route van het maatwerktraject.

De volgende stap in het programma is het bespreken van de pilots. De pilots zijn een nadere uitwerking van de drie eerder opgehaald thema’s waar de casemanagers mee aan de slag willen.
Voor de verschillende pilots volgen deelsessies. Uitzondering daarop zijn de 2 pilots van het eerste thema. Daarvoor is al een invulling gekozen.

Platform samenwerken en kennisdelen casemanagers

Voor het delen van kennis en informatie tussen de casemanagers gaat er proef lopen met de community app Socie (socie.nl). De proef bestaat er onder andere uit dat de app gebruikt gaat worden om de informatie en communicatie van het maatwerktraject zo veel mogelijk via de app te laten lopen. Op die manier kan er kennis mee worden gemaakt en kan worden gekeken of de app aan de wensen van de casemanagers kan voldoen.
De app is bedoeld om kennis en informatie uit te wisselen en om elkaar makkelijk te vinden.
Het is niet de bedoeling dat er gegevens van cliënten of over zorg worden gedeeld.

Inspiratiessessies zorg en ondersteuning van mensen met dementie

De digitale ontmoetingen gaan een verlengde van de community zijn. De onderwerpen worden vanuit de community casemanagers aangedragen. Het idee is dat de ontmoetingen rond lunchtijd gaan plaatsvinden. Een broodje digitaal: terwijl je je eigen lunch opeet word je bijgepraat over een onderwerp.

Per deelsessie wordt een korte pitch gegeven met uitleg over de aanleiding, de stand van zaken en de vragen die nog leven. De groep gaat vervolgens uiteen en in gesprek aan de verschillende tafels.
Een extra tafel is ingericht voor een gesprek over een te organiseren Klantarena.

Onderwerpen deelsessies

1. Richtlijn caseload

Er is grote spreiding in het aantal cases per casemanager en de wijze waarop organisaties en cases toekennen en verdelen. Hoe komen we tot een eenduidige manier om te bepalen wat een goede mix in cases is? Wat mag je van een casemanager vragen? Wat geeft een goede balans?

Het gesprek
Aan tafel wordt besproken dat een disbalans in de caseload vaak gepaard gaat met de ervaring van een (te) hoge werkdruk. Dat kan diverse oorzaken hebben variërend van de persoon en de werkstijl van de casemanager, de kaders van de organisatie waaraan de casemanagers is verbonden, maar ook de cases zelf.
In een ideale situatie zou er ruimte zijn om casemanagers te matchen aan een case op basis van een samenspel van die die factoren: onder welke voorwaarden werkt een casemanager optimaal, krijgt een casemanager energie van het werk en is er werkplezier? Is er ruimte voor persoonlijke ontwikkeling?
Het zou goed zijn om meer inzicht te hebben in de verschillende aspecten die spelen rondom de caseload, zoals onder ander de ideale effectieve werkdag en de casemix. Mogelijk kan hierover een uitvraag worden gedaan richting de casemanagers.
Ter inspiratie wordt verwezen naar een filmpje van Lucille Ball: link naar filmpje

2. Productie en declareren

De primaire taak van de casemanager is het om de mensen met dementie en hun naasten bij te staan in de vragen en uitdagingen die er voor hen spelen. Maar dat is niet de enige taak van de casemanager. De vragen die leven zijn divers. Hoeveel tijd kan je aan de verschillende taken bestede? Hoe kom je tot een goede verdeling in tijd? En hoe vertaal je dat naar de beschikbare uren die je hebt? Wat kan er wel of niet worden gedeclareerd?

Het gesprek
Aan tafel wordt besproken welke vraagstukken er spelen binnen de werkgroep en welk wensbeeld er is.
De vraag komt op tafel of de casemanagers invloed kunnen hebben op de kaders die gelden bij de verschillende organisaties waaraan zij zin verbonden en of het wenselijk is dat er binnen de verschillende organisaties vergelijkbare afspraken gaan gelden. Is het niet aan de individuele organisaties om het eigen beleid te bepalen?
De conclusie is dat de werkgroep de vragen verder gaat uitwerken met in het achterhoofd deze aandachtspunten.

3. Richtlijn urgentie

Hoe kan op een eenduidige manier worden bepaald wat de urgentie is van een case? En wat betekent dat dan? Hoe kan geborgd worden dat er een vinger aan de pols blijft als mensen op de wachtlijst komen? Wat als de complexiteit verandert of de case urgent wordt?

Het gesprek
Aan tafel wordt de vraag gesteld of een richtlijn een oplossing gaat zijn en of de richtlijn dan ook algemeen bruikbaar zal zijn: kan het handvatten gaan bieden aan alle betrokken professionals? Is het denkbaar dat er niet alleen positieve effecten zullen zijn van een andere werkwijze? Zouden er ook negatieve effecten kunnen zijn?
Voor een goede bepaling van complexiteit en urgentie van cases is deskundigheid nodig. De vraag is of dit betekent dat er overal de beschikbaarheid zou moeten zijn van een MGT. En kan dan worden gedacht aan een onafhankelijk MGT waarop een beroep kan worden gedaan?
Voor gestart kan worden met de uitwerking is het nodig om meer zicht te krijgen op bestaande processen. Welke aanmeldroutes zijn er? Hoe werken de verschillende CMD’s?
De ambitie is om op basis van de huidige praktijkervaringen aangevuld met nieuwe informatie te komen tot stroomschema’s voor afwegingen die gemaakt kunnen worden door verschillende betrokkenen waaronder ook de HA en POH naast een MGT.

4. Gezamenlijk aanmeldpunt

Een gezamenlijk aanmeldpunt kan een belangrijke schakel zijn om een goed overzicht te hebben van de vraag aan begeleiding. Aanmeldingen kunnen dan ook op een eenduidige en vergelijkbare manier worden gedaan. Hoe kunnen we dat met elkaar inrichten en het werk beter verdelen? Zijn er al voorbeelden van?

Het gesprek
De wens is om een proces in te richten dat borgt dat aanmeldingen voor ondersteuning en zorg voor mensen met dementie en hun naasten op gelijke wijze en met gelijke informatie verloopt.
Verschillende organisaties hanteren nu verschillende werkwijzen. De vraag is of alle organisatie bereid zullen zijn om een werkwijze aan te passen: hebben zij mogelijk belang bij een eigen manier van werken?
Ook wordt de vraag gesteld hoe samenwerkingen nu lopen. Wie werkt met wie samen en waarom? Welke rol speelt historie en beeldvorming daarin? Hoe kom je tot korte lijntjes?
De wens wordt uitgesproken om in de pilot de samenwerking tussen Santé en Zorgspectrum verder te gaan bekijken: wat gaat er nu goed en waar kunnen we verbeteren. Het uitwerken van een gezamenlijk aanmeldpunt staat daarbij niet op de voorgrond.
Aan het einde van het traject is het idee dat we de voors en tegens met betrekking tot een gezamenlijk aanmeldpunt kunnen afwegen en dat de bekeken samenwerking mogelijk als voorbeeld kan dienen voor andere organisaties.

5. Wachtverzachters

Het lukt niet om iedereen die zich aanmeldt voor casemanagement ook direct te koppelen aan een casemanagers. Er is een wachtlijst. Hoe kunnen we de mensen op de wachtlijst toch ondersteuning bieden? Wie/wat kan een aanvulling bieden op de inzet van de casemanager?

Het gesprek
Aan tafel wordt het idee besproken van U Centraal om vanuit welzijn een aanbod te ontwikkelen voor mensen met dementie en hun naasten waarvoor nog geen capaciteit is bij een casemanager.
De tafelgenoten komen uit het brede netwerk. Het gesprek gaat dan ook snel naar een bredere context. De conclusie is dat de beschikbare CMD’s op dit moment, in ieder geval in Utrecht stad, de vraag voor ondersteuning niet kunnen bieden: er is een wachtlijst. Een goede sociale kaart zou helpen om de POH’ers en ook welzijn handvatten te bieden voor de mensen op de wachtlijst. Een mooi voorbeeld van een samenwerking is die tussen Puls Welzijn en Zorgspectrum, waarbij welzijn voor een deel invulling geeft aan de eerste vragen die er zijn.
Terug naar het voorstel voor de pilot is de vraag: wat is er nodig voor een samenwerking tussen zorg / CMD’s en welzijn? Kunnen gegevens worden uitgewisseld en zo ja hoe en wat is er nodig om aan de slag te kunnen? Wat kan er worden geboden, bijvoorbeeld juist in de “niet-pluis” fase waar en nog geen medische diagnose is?

6. Klantarena

Het gesprek dat we voeren is tussen en met professionals onderling en de inzet die we plegen voor de mensen met dementie en hun naasten. We willen ook de mensen zelf horen en hun ideeën en ervaringen meenemen in de pilots.
Hoe kunnen we dit het beste vormgeven? Welke vraagstukken lenen zich hiervoor? Welke minder?

Het gesprek
De klantarena wordt gezien als een waardevolle toevoeging: interessant om ook de input te horen van de mensen waarvoor we het doen.
De vragen die worden gesteld zijn: hoe gaan we dat goed inrichten? Aan welke voorwaarden moet zo’n gesprek voldoen? Hoe vind je een balans in wat je graag zou willen weten en wat mogelijk is om te vragen?
Gekozen wordt voor een praktische insteek: een proeftuin met een variatie aan cases. Woerden lijkt in dat plaatje te passen met zowel een stedelijke omgeving als ook landelijke kernen. Rijnhoven en Vierstroom zin daar actief met casemanagement en hebben verschillende aanpakken.
Als thema’s voor het gesprek worden genoemd casemanagement en de wachtlijst. Vragen kunnen worden wat verwachtingen en ervaringen zijn.

Vervolg

Na de gesprekken komen alle deelnemers weer samen. Dat is eerst voor een drankje een hapje en een moment om te netwerken. Als iedereen weer plaats neemt op het Ontwikkelplein staan we samen stil bij de roadmap van het maatwerktraject: welke stappen volgen nu? Met de casemanagers en de andere betrokkenen komen we nu in de fase waarin de pilots vorm krijgen en uitgevoerd worden. In de tijdlijn zijn is 16 mei de eerstvolgende centrale etappe. Dan vindt de Klantarena plaats.

De volgende stop is voorzien eind september/ begin oktober. Er zal dan een stand van zaken in het maatwerktraject worden gedeeld samen met informatie over wat er nog meer speelt in de 3 netwerken.

Naar een sterk, slim en slagvaardig netwerk

Om dat laatste beter te duiden wordt het podium gegeven aan Margreet Hinfelaar en Carole Groenescheij. Vanuit hun rol als netwerkcoördinatoren schetsen zij wat er in de 3 netwerken speelt. 2025 is een transitiejaar waarin de 3 netwerken samengaan tot 1 slim, sterk en slagvaardig netwerk. Dat nieuwe netwerk maakt daarbij gelijk de stap om opnieuw stil te staan bij de uitgangspunten en de werkwijzen van het netwerk.
Daarnaast is er subsidie toegekend voor nog 2 maatwerktrajecten. Deze starten op korte termijn en zijn net als het maatwerktraject “Casemanagers in hun kracht” overkoepelend voor alle drie de netwerken.

De bijeenkomst wordt afgesloten met een dankwoord aan alle aanwezigen voor hun betrokkenheid en input. Tot slot is er nog ruimte voor een drankje en napraten.

Heb je vragen of ideeën?

Neem contact op met Hiltjo of Astrid
casemanagement@dementienetwerken.nl